Peran Sistem Informasi Bagi Setiap Level Manajemen

Peran Sistem Informasi Bagi Setiap Level Manajemen   

                                          

Sistem informasi adalah : suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi manajemen adalah : kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem Informasi yang menyediakan informasi baik untuk keperluan manajerial maupun operasi.
sistem informasi manajemen disediakan dengan maksud untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen yaitu manajemen tingkat bawah, menengah dan manajemen tentang kondisi pada saat ini.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

1. Blok masukan (Input)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Teknologi
Merupakan “Kotak Alat” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima Input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran, Teknologi terdiri dari 3 bagian utama ;
Teknisi Perangkat lunak Perangkat keras dan keluaran.

3. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi Procedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data, input data yang tersimpan dibasis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

4. Blok Basis Data/Dasar Data/Data Base
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

5. Blok Keluaran
Blok produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakaian sistem.

6. Blok Kendali
Blok kendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur dapat diatasi.

PERAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN
            Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan. Sumber informasi bisa berasal dari informasi Eksternal dan informasi Internal (berasal dari hasil operasi PDE/NON PDE) Eksternal (peraturan pemerintah, trend dan budaya, politik, ekonomi, pasar, pasar produk, pesaing dll). Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem infor dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Untuk itu maka analis sistem harus mengerti terlebih dahulu apa kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatan dan bagaimana tipe keputusan yang akan diambil. Akhirnya diharapkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan manajemen. Cara kerja sistem informasi pada beberapa manajemen yang ada :

1  SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 

Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
      Sumber daya manusia menurut Gomes adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Sumber daya manusia kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

        Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
      Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.

     

Komponen dari suatu sistem informasi manajemen sumber daya manusia

1. Sistem input sumber daya manusia
Sistem ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.

Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu :

- Data keuangan yag dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA.

-  Data sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh melalui penelitian SDM. Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya: penelitian suksesi, analisis da evaluasi jabatan dan lain lain.

            Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data. Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan dan Pesaing.

2. Sistem output sumber daya manusia

Bentuk dasar Output adalah Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar. Perangkat lunak HRIS Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar. Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

2.  Komponen dari suatu sistem informasi manajemen pemasaran

       Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) adalah suatu sistem berbasis komputer yang saling terhubung dengan Sistem Informasi Fungsional lainnya untuk dapat mendukung kegiatan manajemen perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan pemasaran produk pada perusahaan tersebut. Dengan Sistem Informasi Pemasaran yang dikembangkan dengan baik, maka akan memberikan keuntungan yang signifikan bagi perusahaan tersebut.

Sistem Informasi Pemasaran dapat membantu berhubungan dengan departemen lain dalam sebuah perusahaan, misalnya Departemen Pemasaran (memakai Sistem Informasi Pemasaran) memberikan data peramalan penjualan, hal ini sangat bermanfaat bagi Departemen Keuangan untuk dapat memprediksi laba-rugi dari penjualan tersebut. Selain itu juga data peramalan penjualan juga dibutuhkan oleh Departemen Produksi dalam penyusunan jadwal produksi barang dan jasa. Dalam Sistem Informasi Pemasaran ada 2 subsistem utama yang menyusun model Sistem Informasi Pemasaran, yakni Subsistem Utama Input dan Subsistem Utama Output. Subsistem Utama Input merupakan data-data pemasaran yang akan membentuk basis data pada model Sistem Informasi Pemasaran. Subsistem Utama Input terdiri dari:

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System) yang berfungsi dalam mengumpulkan data internal maupun eksternal lalu dimasukkan kedalam basis data

Subsistem Riset Pemasaran (Marketing Research Subsystem) yang berfungsi dalam  mengumpulkan data internal dan eksternal dengan melakukan studi-studi khusus.

Subsistem Intelegensi Pemasaran (Marketing Intellegence Subsystem) yang berfungsi mengumpulkan data eksternal yang menginformasikan aktivitas para pesaing pelanggan, dan unsur-unsur lain yang mempengaruhi operasi pemasaran.

Selain itu, Sistem Informasi Pemasaran terdiri pula dari Subsistem Utama Output yang berfungsi memberikan unsur-unsur penting didalam Marketing mix (produk, harga, promosi, dan tempat). Subistem Utama Output terdiri dari:

Subsistem Produk (Product Subsystem) yang berfungsi memberikan informasi mengenai material dan spesifikasi produk, serta sasaran marketing-nya.

Subsistem Lokasi (Place Subsystem) yang berfungsi memberikan informasi mengenai saluran dan distribusi pemasaran.

Subsistem Promosi (Promotion Subsystem) yang berfungsi memberikan informasi mengenai harga-harga produk yang dipasarkan.

Subsistem Bauran Terintegrasi (Intergrated Mix Subsystem) yang berfungsi memberikan informasi mengenai integrasi (gabungan) dari unsur-unsur Subsistem Utama Output.

13. Komponen dari suatu sistem informasi manajemen produksi

      Produksi dalam pengertian sederhana adalah keseluruhan proses dan operasi yang dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa. Sistem produksi merupakan kumpulan dari sub sistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi. Input produksi ini dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal dan informasi. Sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut sampingannya seperti limbah, informasi, dan sebagainya. Sistem produksi tersebut dapat dilihat pada gambar berikut : 

Gambar Input – Output Sistem Produksi
            Sub sistem–sub sistem dari sistem produksi tersebut antara lain adalah Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Pengendalian Kualitas, Penentuan Standar-standar Operasi, Penentuan Fasilitas Produksi, Perawatan Fasilitas Produksi, dan Penentuan Harga Pokok Produksi. Sub sistem–sub sistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi sistem produksi. Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini akan tergantung dari produk yang dibuat serta bagaimana cara membuatnya (proses produksinya). Untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, operasi dan pemeliharaan, perusahaan manufaktur harus memiliki organ pelaksana. Sistem produksi pada suatu perusahaan manufakturing harus memiliki bagian-bagian atau organ. Sistem produksi berawal dari pemahaman terhadap keinginan dan harapan para pelanggan berdasarkan temuan-temuan dari kegiatan pemasaran termasuk permintaan langsung dari para pelanggan terhadap produk-produk tertentu. Data dan informasi tentang keinginan pelanggan kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk rancangan produk atau jasa untuk mengetahui part, komponen dan sub-assembly apa yang dibutuhkan termasuk ukuran, spesifikasi, jenis bahan, jumlah masing-masing item yang dibutuhkan untuk setiap unit produk yang diinginkan.
            Berdasarkan hasil rancangan ini kemudian ditentukan proses pembuatan (manufacturing) di lantai pabrik yang meliputi tahapan proses. Data dan informasi yang telah tersedia kemudian disampaikan kepada bagian cost accounting untuk menilai kelayakan pembiayaan dan penerimaan. Bila dinilai layak maka diteruskan kepada pimpinan untuk disahkan. Kemudian disusun rencana dan program pengolahan di lantai pabrik yang meliputi jadwal tentative proses operasi, jadwal dan jumlah kebutuhan bahan baku (raw material) dan bahan tambahan dari luar (bought-out items) dan jadwal operasi dan kapasitas fasilitas produksi yang akan digunakan dan lain-lain.  Berdasarkan jadwal-jadwal tersebut, rencana pengadaan bahan, kapasitas stasiun kerja, tenaga operator disusun dan kemudian diimplementasikan. Monitoring dan pengendalian operasi di lantai pabrik dilakukan secara rutin untuk memastikan tidak terjadi penyimpangan termasuk penyimpangan mutu (spesifikasi) dari setiap item yang dikerjakan. Apabila penyimpangan tidak dapat dihindarkan maka tindakan perbaikan yang meliputi penjadwalan ulang sisa operasi di lantai pabrik segera dilakukan, pengadaan tambahan bahan bila diperlukan dan sebagainya. Beberapa sumber penyimpangan yang umum terjadi ialah kesalahan dalam pembuatan rancangan part dan komponen, kekeliruan dalam penentuan waktu setup dan operasi, ketidaksesuaian mutu bahan, kerusakan pada fasilitas produksi dan lain-lain. Produk yang telah selesai diangkut ke gudang penyimpanan untuk dikirimkan kepada para pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang disepakati. Dan dibawah ini gambar siklus produksi :

4. Komponen dari suatu sistem informasi manajemen Keuangan
            Sistem Informasi Keuangan yang dimekanisasi telah dipergunakan seabad lebih lamanya. Mesin punched-card  banyak dipakai perusahaan besar karena meruakan satu-satunya alternatif untuk melakukan fungsi keuangan. Kita mengetahui bahwa fungsi keuangan berhubungan dengan arus uang yang keluar masuk perusahaan. Semua manajer dalam perusahaan memiliki tanggung jawab keuangan. Para manajer di berbagai area dalam lingkungan perusahaan juga berkepentingan dengan soal keuangan dalam mengambil keputusan atau menetapkan kebijakan perusahaan. Sistem Informasi Keunagan dapat memenuhi kebutuhan manajer maupun elemen-elemen lingkungan perusahaan atas informasi keungan perusahaan.

Model Sistem Informasi Keuangan
            Kita menggunakan istilah informasi keuangan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memeberikan informasi kepad orang atau kelompuk baik di dalam maupun di luar perusahaan menegenai masalah keunagan perusahaan. Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar. Model sistem Informasi keuangan dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :

        Seperti  sistem informasi  fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk menumpulkan intelijen juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. subsistem ketiga, audit internal yang terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptuala perusahaan ntuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.

            Tiga susbsistem output memepengaruhi arus uang perusahaan. Susbsistem peramalan (forecasting) memeproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Susbsistem manajemen dana menegelolan arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia. Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi. Subsistem Audit Internal Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Kegiatan audit akan menghasilkan laporan audit yang kemudian dilaporkan bersamaan dengan laporan tahunan kepada pemegang saham. Seorang auditor dalam melaksanakan tugas auditnya harus objective, independent dan professional. Subsistem Intelijen Keuangan Karena fungsi keuangan mengendalikan arus uang yang melalui perusahaan, informasi diperlukan untuk mempercepat arus. Subsistem itelijen keunagan berusaha mngidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan. Subsistem Peramalan Peramalan(forecasting) merupakan slaah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Peramalan ini telah dilakukan bertahun-tahun sebelum komputer dengan menggunakan kalkulator meja. Komputer memungkinkan peramal mebuat perhitungan secara lebih capat dan mudah. Dalam mementukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, kita harus mengingat 3 fakta dasar dalam pikiran :

      Semua peramalan merupakan priyksi dari masa lalu , Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur ,Tidak ada teknik peramalan yang sempurna. Subsistem Manajemen Dana Arus uang dari lingkungan yang melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting karena unag digunakan utuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk mencapai dua tujuan, (1) untuk memastikan bahwa arus masuk dari pendapatan lebih besar dari arus keluarnya biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun. Subsistem Pengendalian atau Pengontrolan Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai barang tertentu. Manajer diberikan suaatu anggaran operasi yaitu sejumah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun finansial. 

Proses Penganggaran

            Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya dari atas ke bawah (top-down), dari bawah ke atas ( bottom up ), dan metode partisipasi. Pendekatan dari Atas ke Bawah. Jika pendekatan dari atas ke bawah diambil, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah. Pendekatan dari Bawah ke Atas. Jika pendekatan dari bawah ke atas diambil proses anggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahawa orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya. Pendekatan Partisipasi, karena kelemahan pendekatan top-down dan bottom up, maka praktek umum yang biasa dilakukan adalah penyusunan anggaran secara partisipasi. Artinya, orang yang menerima dana harus berpatisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak.

Perusahaan yang menggunakan sistem informasi manajemen yang baik sehingga dapat menjadikan perusahaan ini menjadi suatu perusahaan yang berhasil dan sukses dikalangan sekitar : MNC (MULTI NATIONAL CORPORATE )

1. MNC (MultinaTional Corporation) adalah Merupakan perusahaan dengan pendekatan etnosentris karena menjalankan operasional di banyak negara tetapi pembuatan keputusan utama dilakukan di perusahaan di negara asal.

Contoh Perusahaan MNC (Multinational Corporation)
            LG Corp adalah perusahaan konglomerat terbesar kedua Korea yang memproduksi elektronik, kimia, dan produk telekomunikasi. Markas pusat LG terletak di LG Twin Towers di Seoul, Korea Selatan. Organisasi ini memiliki sekitar 149 anak di seluruh dunia yang memproduksi berbagai jenis peralatan gadget elektronik dari rumah ke perangkat telekomunikasi. Electronics adalah Top 100 merek di seluruh dunia yang merupakan kekuatan yang dominan yang harus diperhitungkan dalam industri perangkat elektronik.
            LG  (LG) adalah pemimpin global dan inovator dalam teknologi elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances, mempekerjakan lebih dari 84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan di seluruh dunia. Pada tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44.7 milyar, LG Electronics didirikan pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era digital yang maju berkat keahlian teknologi manufaktur yang diperoleh oleh banyak home appliances seperti radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan banyak produk baru, diterapkan teknologi baru dalam bentuk perangkat mobile dan TV digital di abad 21 dan terus memperkuat statusnya sebagai perusahaan global.

                        Produk LG

LG terdiri dari lima unit bisnis

 LG adalah salah satu Perusahaan terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan video, mobile handset, AC dan mesin cuci.

Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia dalam Mengendalikan Inventori.

            PT. LG Electronics Indonesia memiliki suatu portal yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat diakses oleh semua pegawai PT. LG Electronics Indonesia yang berada di seluruh Indonesia. Portal tersebut dinamakan LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa e-mail yang didapatkan secara resmi dari PT. LG Electronics Indonesia. Sehingga dengan log in menggunakan e-mail tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai data-data perusahaan. Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di lingkungan perusahaan saja. Yang dibahas dalam bagian ini adalah suatu system yang digunakan oleh PT. LG Electronics Indonesia dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan. System tersebut dinamakan Global Digital Logistic System atau dapat disingkat dengan GDLS. Dan sistem ini berfungsi untuk :

1.      Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.

2.      Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.

3.      Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.

4.      Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.

5.      Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.

Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :

1.      Delivery
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman barang.

2.      Cost
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan), untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk me-manage pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas pengiriman tersebut.

3.      Stock
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan barang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang dan status persediaan barang.

4.      Return
Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya pengembalian barang yang tidak laku terjual dan rusak/cacat. 

Dampak dari Penerapan Sistem Informasi Manajemen
            Dengan adanya system GDLS ini, seluruh pegawai PT. LG Electronics Indonesia dapat mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang. Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan.

Perusahaan LG ini memiliki visi dan misi yaitu :

VISI LG

·         LG Electronics sedang mengejar dengan visi abad 21 menjadi pemimpin digital global sejati yang dapat membuat pelanggan senang di seluruh dunia melalui produk digital yang inovatif dan layanan

·         LG Electronics telah menetapkan jangka menengah baru dan visi jangka panjang, yang bertujuan untuk mencapai posisi sebagai salah satu dari tiga perusahaan elektronik, informasi, dan perusahaan-perusahaan telekomunikasi terkemuka di dunia pada tahun 2010.

            Dengan demikian, LG merangkul filosofi “Perusahaan Yang Hebat dengan Sumber Daya Manusia Yang Hebat” dimana hanya orang-orang besar dapat membuat perusahaan besar, dan mengejar dua strategi pertumbuhan yang melibatkan “inovasi cepat” dan “pertumbuhan cepat.” Demikian juga, kita berusaha untuk mengamankan tiga kemampuan inti : kepemimpinan produk, kepemimpinan pasar, dan orang-orang yang berpusat pada kepemimpinan.

MISI LG

·         StrategiPertumbuhan cepat

            Pertumbuhan cepat adalah hasil dari strategi yang dirancang untuk memperluas dan penghasilan dengan cepat, sementara meningkatkan tingkat pertumbuhan dari segi nilai moneter, bukan kuantitas.

·         Inovasi cepat

            Kemajuan yang pesat melibatkan inovasi inovasi sangat tinggi tujuan dan mengamankan keunggulan kompetitif, membidik target 30% lebih dari apa yang dapat dicapai pesaing kita. Fast inovasi juga berarti 30% lebih banyak penjualan dan peningkatan pangsa pasar kami, pengembangan produk baru dan pembukaan produk tersebut 30% lebih cepat, mengembangkan teknologi dan membangun nilai perusahaan tiga tahun ke depan dari pesaing kita.

·         Kemampuan inti

            Kepemimpinan produk mengacu pada kemampuan untuk mengembangkan kreatif, atas produk-produk berkualitas, khusus yang menggunakan teknologi baru. Kepemimpinan pasar mengacu pada kemampuan untuk mencapai peringkat atas, di seluruh dunia, berkat kehadiran pasar yang tangguh di negara-negara di seluruh dunia. Orang kepemimpinan mengacu pada dominasi pasar dicapai dengan memilih dan memelihara pemain tim berbakat mampu menginternalisasi dan melaksanakan inovasi di seluruh papan.

Budaya Perusahaan

            Orang kepemimpinan mengacu kepada orang-orang berbakat, yang tampil sangat baik oleh internalisasi dan melaksanakan inovasi. No Excuses. Orang kepemimpinan mengacu kepada orang-orang berbakat, yang tampil sangat baik oleh internalisasi dan melaksanakan inovasi. ‘Kami’ bukan ‘aku’. Kami mengejar budaya perusahaan yang mendorong semua karyawan untuk bekerja sama dan membentuk tim yang kuat. Fun KerjaKami menciptakan suatu tempat kerja di mana kreativitas individu dan kebebasan bekerja dihormati dan dibuat menyenangkan.

Contoh perusahaan yang melakukan e-business dan e-commerce
Pengertian E-Commerce
            Menurut Gary Coulter dan John Buddemeir (E-commerce Outline) : e-commerce berhubungan dengan penjualan, periklanan, pemesanan produk, yang semuanya dikerjakan melalui internet. Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan kegiatan bisnis ini sebagai tambahan metode bisnis tradisional, sementara yang lainnya menggunakan internet secara eksklusif untuk mendapatkan para pelanggan yang berpotensi.

Penerapan e-commerce di PT.Telkom Indonesia

Penyedia layanan e-Commerce di Indonesia baru mencapai 3% meski pengguna Internet diperkirakan telah mencapai sebanyak 31 juta orang dan 159 juta orang lainnya Internet berbasis nirkabel. Dengan masih sedikitnya pemain di e-Commerce maka portal e-Commerce Plasa.Com yang dikelola anak usaha Telkom PT Metranet diharapkan dapat turut menggairahkan e-commerce di Tanah Air.

Portal e-commerce Plasa.com yang dikelola oleh anak perusahaan Telkom PT Metranet fokus pada penyelenggaraan tiga layanan, yaitu e-Commerce, Content dan Communication. Portel itu diharapkan dapat mendorong pertumbuhan pasar, mengembangkan UKM (Usaha Kecil Menengah) dalam negeri serta meningkatkan enterpreneurship melalui penyediaan platform online shopping.

Dalam menyediakan layanan konten, Plasa.com mengembangkan platform sebagai penghimpun konten (content agregator) serta memungkinkan pelanggan menikmati beragam konten, termasuk konten hiburan. Sementara itu dalam layanan Communication, Plasa.com menyediakan berbagai aplikasi seputar komunikasi online serta beragam fasilitas layanan iklan sebagai media komunikasi bagi para pebisnis dengan pelanggannya. Telkom telah melakukan studi banding ke Jepang dan Korea untuk mengembangkan e-Commerce dengan target mendorong para pelaku UKM yang berada di bawah binaan Telkom melalui Program Kemitraan untuk bergabung dalam portal Plasa.com.

Hingga saat ini Telkom memiliki sekitar 30.000 mitra binaan aktif yang tersebar di seluruh Indonesia. Badan Usaha Milik Negara itu juga telah melakukan penandatangan Program Charter yaitu kerja sama antara Telkom dengan Telkomsel dan Bank Internasional Indonesia (BII) sebagai mitra penyedia gerbang pembayaran. Selain itu, kerja sama juga menggandeng Gramedia, Pasar Raya dan Grup Ciputra mewakili para merchant yang membuka toko di Plasa.com.

Plasa.com adalah salah satu portal online tertua dan terbesar di Indonesia yang diluncurkan Telkom pertama kali pada tahun 1998. Selama ini Plasa.com telah memberikan layanan wadah kepada komunitas online Indonesia melalui layanan email gratis, web forum, web chat, dan blog. Plasa.com diluncurkan kembali dengan wajah baru dan fasilitas yang diperbaharui di antaranya dengan menyediakan fasilitas e-commerce. Melalui penyelenggaraan e-commerce, Mojopia menargetkan untuk dapat mendorong pertumbuhan pasar e-commerce. Selain itu, layanan ini juga diharapkan ikut membantu mengembangkan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dalam negeri, serta meningkatkan jiwa entrepreneurship melalui penyediaan platform online shopping.

Satu juta pengguna Internet telah mengandalkan internet sebagai tempat berbelanja, apalagi didorong oleh pertumbuhan internet yang sangat pesat. Di akhir 2010, Plasa.com mempunyai target sebanyak 1000 merchant pada akhir 2010. Dalam mengembangkan bisnis ini, Plasa.com memiliki partner store seperti Gramedia dan Pasaraya, selain itu juga tersedia Toko Selebriti. Mojopia dan Telkom akan memberikan perhatian dan dukungan serius terhadap pengembangan UKM di Indonesia. Dengan pertumbuhan jumlah pengguna internet dan mobile web Indonesia yang sangat pesat, diharapkan Plasa.com dapat mendorong semangat kewiraswastaan sebagai sentra jual beli online terbesar di Indonesia. Brand promise Mojopia adalah educate, enrich, empower, artinya Mojopia membuat Plasa.com sebagai platform e-commerce dengan tujuan untuk memunculkan entrepreneur-entrepreneur Indonesia.           

Manfaat dari penerapan e-commerce di PT.Telkom Indonesia

Dalam bidang perdagangan, internet mulai banyak dimanfaatkan sebagi media aktivitas bisnis karena lebih efisien. Aktivitas perdagangan melalui media internet ini popular dengan electronic commerce (e-commerce). Di Indonesia, e-commerce mulai dikenal pada tahun 1996, meski belum terlalu populer, pada tahun 1996 tersebut mulai bermunculan berbagai situs yang melakukan e-commerce. Sepanjang tahun 1997-1998 keberadaan e-commerce di Indonesia sedikit terabaikan karena krisis ekonomi. Setelah melewati krisis ekonomi di tahun 1999 hingga sekarang e-commerce semakin lama semakin memiliki daya tarik tersendiri karena keefisienan dan kenyamanannya. Kenyamanan dalam artian apa yang sulit atau tidak munkin dilakukan sebelumnya menjadi mungkin dengan e-commerce.

Di Indonesia, peluang e-commerce untuk berkembang kelihatannya cukup besar. Karena Indonesia adalah negara berkembang, melihat kenyataan bahwa Indonesia adalah negara berkembang maka secara logis akan terjadi persaingan besar-besaran untuk membuat sesuatu dan persaingan itu dapat memberi manfaat bagi masyarakat, khususnya manfaat bagi pengguna internet dan peluang berkembangnya e-commerce.

Secara umumnya, E-COMMERCE merupakan aktivitas perdagangan melalui media internet. Dengan adanya EC ini banyak sekali manfaat atau keuntungan yang dihasilkannya. Manfaat atau keuntungan ini terbagi menjadi tiga obyek, yaitu manffat bagi konsumen, manfaat bagi masyarakat dan manfaat bagi bisnis. Berikut ini penjelasannya.

Manfaat e-commerce bagi konsumen

1.  Electronic commerce memungkinkan pelanggan untuk berbelanja atau melakukan transaksi lain selama 24 jam sehari sepanjang tahun dari hampir setiap lokasi.

2.   Electronic commerce meemberikan lebih banyak pilihan kepada pelanggan; mereka bisa memilih berbagai produk dari banyak vendor.

3.   Electronic commerce menyediakan produk-produk dan jasa yang tidak mahal kepada pelanggan dengan cara mengunjungi banyak tempat dan melakukan perbandingan secara cepat.

4.      Dalam beberapa kasus, khususnya pada produk-produk yang digitized, EC menjadikan pengiriman menjadi sangat cepat.

5.   Pelanggan bisa menerima informasi relevan secara detail dalam hitungan detik, bukan lagi hari atau minggi.

6.     Electronic commerce memungkinkan partisipasi dalam pelelangan maya (virtual auction).

7.    Electronic commerce memberi tempat bagi para pelanggan untuk berinteraksi dengan pelanggan lain di electronic community dan bertukar pikiran serta berbagai pengalaman.

8.   Electronic commerce memudahkan persaingan, yang pada akhirnya akan menghasilkan diskon secara substansial.

Manfaat e-commerce bagi masyarakat

1.      Electronic commerce memungkinkan orang untuk bekerja di dalam rumah dan tidak banyak keluar untuk berbelanja, akibatnya ini akan menurunkan arus kepadatan lalu lintas di jalan serta mengurangi polusi udara.

2.      Elctronic commerce memungkinkan sejumlah barang dagangan dijual dengan harga lebih rendah, sehingga orang yang kurang mampu bisa membeli lebih banyak dan meningkatkan taraf hidup mereka.

3.      Electronic commerce memungkinkan orang di negara-negara Dunia ketiga dan wilayah pedesan untuk menikmati aneka produk dan jasa yang akan susah mereka dapatkan tanpa EC. Ini juga termasuk peluang untuk belajar berprofesi serta mendapatkan gelar akademik.

4.      Electronic commerce memfasilitasi layanan publik, seperti perawatan kesehatan, pendidikan, dan pemerataan layanan sosial yang dilaksanakan pemerintah dengan biaya yang lebih rendah, dan / atau dengan kualitas yang lebih baik. Layanan perawatan kesehatan, misalnya, bisa menajangkau pasien di daerah pedesaan.

Manfaat e-commerce bagi bisnis

Perusahaan-perusahaan dapat menjangkau pelanggan diseluruh dunia. Oleh karena itu dengan memperluas bisnis mereka, sama saja dengan meningkatkan keuntungan.

e-commerce menawarkan pengurangan sejumlah biaya tambahan. Sebuah perusahaan yang melakukan bisnis diinternet akan mengurangi biaya tambahan karena biaya tersebut tidak digunakan untuk gedung dan pelayanan pelanggan (customer service), jika dibandingkan dengan jenis bisnis tradisional

Penerapan E-Business pada Perusahaan PT. Inixindo Persada Rekayasa Komputer

            Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi yang mengkhususkan pada bidang pelatihan, PT. Inixindo yang juga adalah tempat penulis bekerja saat ini, cukup banyak aspek e-bisnis yang telah diterapkan di perusahaan salah satunya adalah Customer Relationship Management dengan mengandalkan aplikasi SugarCRM.
Pengertian dasar dari CRM adalah model manajemen relasi antara perusahaan dengan klien namun fungsi dari CRM itu tidak hanya untuk relasi antara perusahaan dengan klien saja, akan tetapi terdapat aspek proses bisnis dan prospek pemasaran juga. Dengan memanfaatkan teknologi CRM, perusahaan dapat menjaga relasi dengan klien dan dapat mengelola bisnis untuk meningkatkan prospek masa depan. Penerapan CRM yang memanfaatkan perangkat lunak adalah salah satu tujuan PT. Inixindo dalam program Green ICT yakni mendukung penghijauan dalam bidang teknologi informasi dengan mengurangi penggunaan kertas. Sebelum diterapkannya CRM dengan perangkat lunak SugarCRM, hampir seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan manajemen relasi pelanggan dapat dikatakan “sangat tidak green” dengan terlalu banyak menghabiskan kertas untuk dokumentasi. Sebagai perusahaan penyedia jasa pelatihan TI, PT. Inixindo yang telah berdiri sejak tahun 1991 telah memiliki ribuan klien mulai dari instansi negara, perusahaan swasta hingga perorangan. Oleh karena itu, manajemen relasi dengan pelanggan adalah salah satu hal penting dalam proses bisnis perusahaan.

        Kualitas pelayanan kepada klien dapat dilihat dari relasi yang telah terbangun sehingga perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada klien. Dari hal tersebut jelas sudah mengarah kepada DSS sehingga pihak manajemen sebagai decision maker dapat menentukan strategi yang lebih baik lagi. Contoh yang telah dilakukan PT. Inixindo yaitu melihat materi pelatihan apa saja yang telah diikuti oleh seorang pelanggan dan berikutnya Account Executive dapat memberikan pelatihan yang baru kepada pelanggan tersebut. Seperti halnya penerapan aplikasi pada umumnya, penerapan CRM juga masih mempunyai kendala. Sosialisasi dari penggunaan perangkat lunak pada proses bisnis sangatlah diperlukan karena sebagian pengguna masih terbiasa dengan kebiasaan lama mereka, misalnya masih mengandalkan tulisan tangan dan penggunaan kertas. Juga familiarisasi penggunaan komputer dalam pekerjaan sehari hari menjadi salah satu poin penting dalam kesuksesan penggunaan perangkat lunak.
            Dari faktor teknis juga ditemukan beberapa kendala. Kehandalan perangkat keras menjadi poin yang harus diperhatikan oleh pihak pengembang aplikasi. Mesin server yang lemah tentunya akan menghambat kinerja pengguna, dalam hal ini adalah para Account Executive (Sales) yang dapat mengakibatkan terhambatnya proses sosialisasi CRM tersebut.
Sinergi dari seluruh pihak terkait sangat dibutuhkan. Kesalahan komunikasi dari pihak manajemen, pengguna dan pengembang menentukan kesuksesan dari penerapan CRM. Pihak pengembang yang notabene lebih fasih dalam bahasa teknis harus menggunakan bahasa non-teknis dalam menjelaskan kepada pihak manajemen dan pengguna supaya saling mengerti.

sumber: http://ayunafitritanjung.blogspot.com/2014/11/sistem-informasi-manajemen.html